Boekhouders

Normaal gezien verschijnt er in het Belgisch Staatsblad jaarlijks een lijst met de bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1) die in opdracht naar het buitenland gezonden worden.

U kan deze bedragen ook toepassen voor uw werknemers die u voor het werk tijdelijk naar het buitenland stuurt. De kosten die uw werknemers daar maken, mag u op forfaitaire wijze terugbetalen. U moet dus geen verantwoordingsstukken voorleggen voor de gemaakte kosten, op voorwaarde dat u niet méér terugbetaalt dan de in de landenlijst opgenomen bedragen.

De FOD Buitenlandse Zaken heeft recent laten weten dat de landenlijst voor 2019 niet aangepast zal worden. De laatste lijst met bedragen werd op 6 juli 2018 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Deze lijst blijft dus ook dit jaar verder van toepassing.

Bij het toekennen van deze forfaitaire kostenvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen moet u wel rekening houden met een aantal voorwaarden en beperkingen. We vatten de voornaamste regels nog even voor u samen.


1) Dienstreizen van maximaal 30 kalenderdagen

Onder ‘dienstreis in het buitenland’ wordt verstaan: een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. De periodes die betrekking hebben op de eventueel door de belastingplichtige vrijwillig gemaakte reisverlengingen, worden echter niet als dienstreis aangemerkt.

Onder ‘korte duur’ wordt verstaan: een dienstreis van maximum 30 kalenderdagen. Wanneer de periode van 30 dagen wordt overschreden, dan kan enkel de terugbetaling van de kosten, die worden verantwoord door het voorleggen van bewijsstukken, als een kost eigen aan de werkgever worden aangemerkt.

De forfaitaire bedragen kunnen enkel worden gebruikt ter vergoeding van de kosten van werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de ‘carrière hoofdbestuur’ van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1).

Het moet bijgevolg gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. De werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit vallen niet onder het toepassingsgebied. Voor deze laatsten worden de reizen naar het buitenland niet als dienstreizen aangemerkt. Voor de transportsector geldt een bijzondere regeling.

In de landentabel wordt een onderscheid gemaakt tussen dagelijkse forfaitaire vergoedingen en logementsvergoedingen:

Dagelijkse forfaitaire vergoedingen

Deze bedragen worden geacht de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven (plaatselijk vervoer, versnaperingen,…) te vergoeden. Zij dekken niet de overnachtingskosten, noch de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug.

Er geldt een algemeen forfaitair bedrag van € 37,18 als minimum. Dit bedrag mag dus steeds toegepast worden voor landen waarvoor op basis van de landenlijst een lager bedrag van toepassing zou zijn.

Het volledig forfait mag slechts in de volgende gevallen worden betaald:

  • Voor elke volle dag van afwezigheid (= dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis).
  • Voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren:
  • de duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling tot het uur van terugkeer;
  • indien de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten, die worden verantwoord door het voorleggen van bewijsstukken, als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever aangemerkt.

Wanneer u de overnachtingskosten ook terugbetaalt en deze ook uitgaven voor maaltijden of kleine kosten omvatten, dan moet het forfaitair bedrag als volgt verminderd worden:

  • 15% als het ontbijt in de overnachtingskosten inbegrepen is;
  • 35% voor het middagmaal;
  • 45% voor het avondmaal;
  • 5% voor de kleine uitgaven.

Voor dienstreizen die langer dan 24 uren duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft als kost eigen aan de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op de halve dagvergoeding moeten de bovenstaande verminderingen niet worden toegepast.


2) Dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen

Logementsvergoedingen

Dit betreft de vergoedingen voor huisvesting of overnachting. De fiscus laat echter niet toe om deze forfaits te gebruiken zonder bewijs. De hotel- en andere reiskosten kunnen m.a.w. enkel terugbetaald worden op grond van bewijsstukken.

Sinds 10 oktober 2013 kunnen ook kostenvergoedingen toegekend worden voor dienstreizen langer dan 30 kalenderdagen.

In dat geval moet rekening gehouden worden met volgende voorwaarden:

  • de vergoedingen mogen enkel worden betaald voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen tot een maximumperiode van 24 maanden;
  • de betaling van de forfaitaire vergoedingen moet gestaakt worden van zodra de werknemer of de betrokken bedrijfsleider zich vestigt in het buitenland;
  • de tabel die de werkgever hiervoor moet raadplegen, is deze voor ‘categorie 2: de naar het buitenland uitgezonden agenten’.

Bron: M.B. dd. 2 juli 2018 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, B.S. 6 juli 2018.